DATENSCHUTZ

Datenschutzhinweise

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die HYPER-Meet-Plattform und ihre Apps für iOS, iPadOS und macOS.

Verantwortlicher

KALER Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
FOUR – Tower 1 (45. Etage), Große Gallusstraße 14, 60315 Frankfurt am Main
Vertreten durch: Rechtsanwalt Darius Kaler
E-Mail: info@kaler-law.com

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Kontoführung, Anmeldung, Kommunikation, Dateiübertragung, Workspaces und Anrufe werden zur Bereitstellung des angeforderten Dienstes verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gerätebindung, Missbrauchsprävention, Moderation, Verfügbarkeits- und Sicherheitsprotokolle beruhen auf dem Schutz des Dienstes und seiner Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesetzlich erforderliche Nachweise werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeitet. Freiwillige Angaben werden nur für den jeweils erkennbaren Zweck verwendet.

Datenkategorien

Verarbeitet werden je nach Nutzung insbesondere Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, Anzeigename, Rollen, Mitgliedschaften, app-spezifische Gerätekennung, Sitzungs- und Sicherheitsereignisse, Nachrichten, Reaktionen, Dateien, Anrufsignalisierung, selbst gesetzte Blockierungen sowie Meldegrund und freiwillige Meldedetails. Bei Meeting-Signaturen kommen das bereitgestellte PDF, Dokument- und Nachweis-Hashes, Signaturanfrage, bestätigter Signaturtext, Zeitpunkt, öffentlicher Geräteschlüssel, Gerätefingerabdruck, Signaturwert und gegebenenfalls eine freiwillig gezeichnete Signaturmarke hinzu. Für die Chatsuche und einen eingerichteten CEO-Bot entstehen zusätzlich Volltext-Suchmerkmale und mathematische Repräsentationen von Nachrichten- beziehungsweise freigegebenen Wissensinhalten (Embeddings). Beim CEO-Bot werden außerdem Quellentitel, stabile Quell-ID, Version, Geheimhaltungsstufe, Empfängerkreis, Inhalts-Hash und Freigabestatus gespeichert. Bei Meetings mit Gästen ohne Konto kommen der selbst gewählte Anzeigename, die zugehörige Einladung, der Status im Warteraum und ein temporärer öffentlicher Schlüssel des Browsers hinzu. Bei der internen Telefonie werden Rufnummern der Gesprächspartner, Richtung, Zeitpunkt, Dauer und Status von Anrufen sowie verschlüsselte Push-Kennungen der iOS-App verarbeitet. Standort, Adressbuch, Werbe-ID und Werbeprofile werden nicht verwendet.

Chats und Dateien

Nachrichten und Dateien werden dem angemeldeten Konto und den jeweiligen Unterhaltungen beziehungsweise Workspaces zugeordnet und serverseitig gespeichert. Sie sind nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Inhaltsdaten werden weder für Werbung noch für Nutzerprofiling verwendet.

KI-gestützte Chatsuche

Wenn eine Person die KI-Suche, eine Frage oder eine Zusammenfassung ausdrücklich aufruft, verarbeitet HYPER-Meet ihre Suchanfrage und ausschließlich die Chats, auf die dieses Konto zu diesem Zeitpunkt zugreifen darf. Die Verarbeitung erfolgt mit selbst betriebenen Modellen innerhalb der deutschen HYPER-Meet-Infrastruktur; Chatinhalte werden nicht an öffentliche KI-Anbieter übermittelt und nicht zum Training von Modellen verwendet. Embeddings werden nur für die Suche gespeichert, an die jeweilige Nachricht gebunden und bei Löschung der Nachricht mit entfernt. KI-Antworten können fehlerhaft sein und sind als solche gekennzeichnet; maßgeblich bleiben immer die verlinkten Originalnachrichten.

Kanalgebundener CEO-Bot

Ein Channel-Manager kann einen rein lesenden Wissensassistenten für genau diesen Channel einrichten und dafür ausgewählte Texte oder einen kontrollierten KALINA-JSON-Export importieren. Die Inhalte werden nicht zum Training verwendet. Originaldateien werden nicht dauerhaft übernommen; gespeichert werden begrenzte Textabschnitte, Suchvektoren und Quellenmetadaten. KALINA- und als Mandatsgeheimnis markierte Importe werden erst nach Freigabe durch eine zweite berechtigte Person aktiv. Je Quelle kann der Empfängerkreis auf Channel-Manager beschränkt werden. Fragen und Antworten werden nicht inhaltlich gespeichert; protokolliert wird nur die Nutzung als Sicherheits- und Rechenschaftsereignis. Der Bot hat keine Aktionsrechte, trifft keine Entscheidung und ersetzt weder Originalquelle noch fachliche oder rechtliche Prüfung.

Audio-, Video- und Bildschirmübertragung

Kamera und Mikrofon werden erst nach einer Betriebssystemfreigabe und nur für einen vom Nutzer gestarteten oder angenommenen Anruf verwendet. Live-Audio, Live-Video und Bildschirmfreigaben werden mit verpflichtender Frame-Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übertragen. Serverseitige Aufzeichnung, Recording-Bots und automatische Transkription sind technisch deaktiviert; Live-Medien werden nicht dauerhaft gespeichert. Den Medienschlüssel erzeugt ein Endgerät der Teilnehmenden. Der HYPER-Meet-Server vermittelt nur öffentliche Schlüssel und verschlüsselte Schlüsselumschläge und kennt den Medienschlüssel nicht im Klartext; Schlüssel erhalten nur eingelassene Geräte. Weil die Verteilung über den Server läuft, schützt die Verschlüsselung vollständig gegen einen mitlesenden, nicht aber gegen einen aktiv manipulierten Server. Zum Abgleich zeigen Gastseite und Teilnehmerliste einen kurzen Sicherheitscode an, den die Beteiligten vergleichen können.

Meetings, Gäste und Warteraum

Die organisierende Person kann Personen über befristete Einladungslinks einladen und den Link selbst weitergeben oder durch HYPER-Meet per E-Mail versenden lassen. Gäste ohne Konto geben einen Anzeigenamen an; verarbeitet werden dieser Name, die zugehörige Einladung, technische Sitzungs- und Gerätedaten sowie der Status im Warteraum (wartend, eingelassen, abgelehnt, entfernt). Bei Mandanten- und Kundenterminen entscheidet die Gesprächsleitung über den Einlass und kann eingelassene Gäste wieder entfernen; interne Meetings haben keinen Warteraum. Wer einen Einladungslink mit einem Konto annimmt, erhält Zugang zum Termin nur, solange der Link gültig ist, und Einsicht in Meeting-Dokumente nur nach Einlass in das laufende Meeting. Widerruf oder Ablauf des Links beenden den Zugang sofort. Interne Teilnehmende verlieren ihn mit dem Ende ihrer Chat- oder Workspace-Mitgliedschaft. Während eines laufenden Anrufs kann die Gesprächsleitung berechtigte Personen gezielt zum Beitritt auffordern; verarbeitet werden Aufforderung, Zustellung und Antwort. Eine zugewiesene Empfangsperson kann mit einem wartenden Gast vorab ein getrennt verschlüsseltes Vorgespräch führen.

Content Studio und Aufnahmen

Im Content Studio kann eine Person ausdrücklich eine Podcast-, Tutor- oder Webinar-Bildschirmaufnahme starten. Die Aufnahme wird lokal im Browser aus den freigegebenen Quellen erzeugt; bei Tutor-Videos können Bildschirm, Mikrofon, optionaler Systemton und eine runde Kamera-Einblendung zusammengeführt werden. Vor dem Start zeigt das Betriebssystem seine Medienfreigabe. Aufnahmeabschnitte werden fortlaufend mit Prüfsummen im lokalen Browserspeicher gesichert. Diese Sicherheitskopien bleiben beim normalen Abmelden und ohne automatische Frist erhalten; sie sind in der Anwendung nur für das aufnehmende Konto sichtbar und können ausdrücklich gelöscht werden. Browserdatenlöschung, privates Surfen und Speicherdruck können lokale Kopien dennoch entfernen. Auf gemeinsam genutzten Geräten sollten Aufnahmen zunächst heruntergeladen oder im Studio gespeichert und danach bewusst lokal entfernt werden. Eine ausdrücklich bestätigte Kontolöschung entfernt auch die zugeordneten lokalen Kopien. Mit dem ausdrücklich gestarteten Aufnahmevorgang werden bestätigte lokale Abschnitte zusätzlich fortlaufend in den geschützten Objektspeicher übertragen, sobald eine Verbindung besteht. Diese Server-Zwischensicherungen sind nur für das aufnehmende Konto mit aktueller Studio-Berechtigung zugänglich und bleiben auch bei einem Abbruch erhalten. „Im Studio speichern“ legt die fertige Aufnahme mit Titel, Dauer, Format, Dateigröße, Projektzuordnung und gegebenenfalls Zeitmarken in der Mediathek ab. Das Verwerfen einer lokalen Vorschau entfernt keine bereits bestätigte Server-Zwischensicherung. Die aufnehmende Person ist dafür verantwortlich, alle erfassten Personen vorab zu informieren und eine erforderliche Einwilligung oder andere Rechtsgrundlage sicherzustellen. Unveröffentlichte Aufnahmen sehen nur Studio-Eigentümer, Co-Hosts und Produzenten; freigegebene Projektpersonen erhalten veröffentlichte Aufnahmen. Beim Zurückziehen oder Löschen wird das Speicherobjekt entfernt.

Interner Pausenraum

Ein Workspace-Owner oder -Admin kann für interne Mitarbeitende einen Pausenraum einrichten. Gäste erhalten keinen Zugriff. Angezeigt wird die vom Medienserver bestätigte Zahl aktuell verbundener Personen; dabei werden technische Raum-, Nutzer-, Geräte- und Zeitangaben verarbeitet. Der Medien-Schlüssel wird ausschließlich zwischen verifizierten Endgeräten Ende-zu-Ende verschlüsselt verteilt und nicht im Klartext auf dem Server gespeichert. Beim Verlassen der letzten Person wird die Sitzung beendet; Aufzeichnung und Transkription bleiben deaktiviert.

Meeting-Dokumente und elektronische Signaturen

Die organisierende Person kann PDF-Dokumente für die berechtigten Teilnehmenden bereitstellen und von Konten sowie von eingelassenen Gästen ohne Konto elektronische Signaturen anfordern. PDF-Inhalte und Signaturdaten werden serverseitig verarbeitet und sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Vor der Signatur wird die konkrete Dokumentversion angezeigt und über ihren SHA-256-Wert an eine einmalige, gerätegebundene Signatur-Challenge gekoppelt. Gäste ohne Konto unterschreiben mit einem nicht exportierbaren Schlüssel ihres Browsers; bei Konten ist zusätzlich eine aktuelle E-Mail-Bestätigung erforderlich. HYPER-Meet erzeugt daraus ein individuelles und gegebenenfalls finales Nachweis-PDF sowie ein maschinenlesbares Beweispaket. Individuelle Nachweise und das Beweispaket sehen nur die organisierende Person und die jeweils unterzeichnende Person; das finale PDF steht allen Teilnehmenden mit Dokumenteinsicht zur Verfügung. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur, nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein PAdES-Zertifikat.

Interne Telefonie

Mitglieder des internen Kanzlei-Workspace können über HYPER-Meet Telefonate mit deutschen Rufnummern führen und Anrufe der Kanzleirufnummer annehmen. Gäste und externe Konten haben keinen Zugang. Die Verbindung in das öffentliche Telefonnetz stellt ein SIP-Telefonieanbieter her; die Übertragung dorthin ist transportverschlüsselt (SIP-TLS und SRTP), aber nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt, weil Telefonanbieter und Telefonnetz das Gespräch vermitteln. Gespräche werden nicht aufgezeichnet; Notrufe werden nicht unterstützt. Verarbeitet werden Rufnummer, Richtung, Zeitpunkt, Dauer, Status und die annehmende Person; in der Oberfläche erscheint die Rufnummer nur gekürzt, eine vom Anrufer übermittelte Nummer ist als nicht geprüft gekennzeichnet. Für Rückrufe wird die vollständige Nummer verschlüsselt gespeichert. Auf iPhones wird ein Anruf über den Apple Push Notification Service angekündigt; dabei werden eine verschlüsselt gespeicherte Gerätekennung, eine Anrufkennung und die gekürzte Rufnummer verarbeitet, aber keine Gesprächsinhalte.

Meldungen, Filter und Blockierungen

Hochriskante Inhalte können vor dem Senden automatisiert abgewiesen werden; daraus entsteht keine rechtliche oder vergleichbar erhebliche Entscheidung. Blockierungen werden dem eigenen Konto zugeordnet. Bei einer Meldung werden Meldegrund, technische Zuordnungen und freiwillige Hinweise verarbeitet. Ein Nachrichtenauszug wird nur übermittelt, wenn die meldende Person dies ausdrücklich auswählt. Die Daten dienen ausschließlich der Missbrauchsprävention und Bearbeitung der Meldung.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zugriff erhalten nur berechtigte Nutzer der jeweiligen Unterhaltung sowie autorisierte Betriebs- und Moderationspersonen, soweit dies zur Bereitstellung oder Sicherheit erforderlich ist. Der KI-Modelldienst ist ein internes, nicht öffentlich erreichbares HYPER-Meet-System und kein externer KI-Empfänger. Technisch notwendige Hosting-, Identitäts-, E-Mail-, Telefonie- und Zahlungsdienstleister dürfen Daten nur zweckgebunden und auf vertraglicher Grundlage verarbeiten. Zahlungsdaten werden gegebenenfalls direkt vom ausgewiesenen Zahlungsdienst verarbeitet und nicht in HYPER-Meet gespeichert. Die Apps für iOS, iPadOS und macOS enthalten keine Werbe- oder externen Analytik-SDKs.

Speicherort und Übermittlungen

Die HYPER-Meet-Produktionsdatenebene ist für einen Betrieb in Deutschland ausgelegt. Eine Übermittlung von Chat- oder Live-Medieninhalten in Drittländer ist nicht vorgesehen. Apple verarbeitet Daten im Rahmen von App-Store-Bereitstellung und Betriebssystemfunktionen nach eigener Verantwortlichkeit; HYPER-Meet übermittelt Apple keine Werbe- oder Analysekennungen. Für die Ankündigung von Anrufen auf iPhones nutzt HYPER-Meet den Apple Push Notification Service; übermittelt werden nur Gerätekennung, Anrufkennung und die gekürzte Rufnummer. Eine Verarbeitung durch Apple außerhalb der Europäischen Union ist dabei nicht ausgeschlossen.

Speicherdauer

Kontodaten bleiben grundsätzlich bis zur Kontolöschung oder bis zum Ende ihrer Erforderlichkeit gespeichert. Nachrichten und Dateien bleiben innerhalb der Unterhaltung verfügbar, bis sie nach den Produktfunktionen gelöscht oder im Zuge der Kontolöschung pseudonymisiert werden. Beim Zurückziehen eines Meeting-Dokuments werden Original, individuelle und finale PDF-Dateien sowie die Bilddarstellung einer handschriftlichen Marke gelöscht; fehlgeschlagene Speicherlöschungen werden dauerhaft erneut versucht. Der minimale kryptografische Signaturbeweis und der Auditstatus können zur Nachweisintegrität entsprechend der festgelegten Aufbewahrungsfrist bestehen bleiben. Zugehörige KI-Suchvektoren werden bei Nachrichtenlöschung automatisch entfernt und bei Bearbeitung durch eine neue, versionsgebundene Repräsentation ersetzt; KI-Antworten werden nicht als eigener Chatinhalt gespeichert. CEO-Bot-Wissen kann dokumentweise oder vollständig samt Textabschnitten und Suchvektoren gelöscht werden; ausstehende und abgelehnte Importe werden nach 90 Tagen automatisch entfernt. Fragen und Antworten des CEO-Bots werden nicht als Inhalte gespeichert. Sicherheits-, Moderations- und Auditdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Untersuchung, Abwehr von Missbrauch oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Live-Medien werden nach der Übertragung nicht gespeichert. Anrufdaten der internen Telefonie und die verschlüsselt gespeicherten Rückrufnummern werden 90 Tage nach Gesprächsende gelöscht. Einladungslinks laufen nach der bei der Erstellung festgelegten Frist ab.

Kontolöschung

Das Konto kann direkt in der App unter Einstellungen → Konto endgültig löschen entfernt werden. Dabei werden Anmeldung, Geräte, Kontakte, Blockierungen, Mitgliedschaften und Abrechnungszuordnungen entfernt; ein vorhandenes Web-Abo wird beendet. Eigene Workspaces ohne weiteren Owner werden archiviert. Bereits an andere Personen gesendete Nachrichten und erforderliche Sicherheitsnachweise können zum Schutz der Gesprächs- und Nachweisintegrität ausschließlich unter einem nicht rückführbaren Ersatzkonto erhalten bleiben.

Optionale Chat- und Anrufbenachrichtigungen

Mit deiner Freigabe kann ein unterstützter Browser, eine installierte Web-App oder die native iOS-App Hinweise auch bei geschlossenem Hypermeet empfangen. Der Push-Dienst des jeweiligen Browsers (Apple, Google, Mozilla oder Microsoft) beziehungsweise Apple für die iOS-App verarbeitet dafür die Push-Adresse oder Gerätekennung und technische Zustellinformationen. Hypermeet speichert die Registrierung verschlüsselt und sendet allgemeine Hinweise mit internen Chat- oder Anrufkennungen; Nachrichtentexte, Teilnehmernamen und Dokumentinhalte werden nicht über diesen Weg übertragen. Browser-Push ist zusätzlich verschlüsselt; Apple-Mitteilungen sind transportverschlüsselt. Eine Verarbeitung durch den Push-Anbieter außerhalb der Europäischen Union ist nicht ausgeschlossen. Ruhezeiten und stummgeschaltete Chats werden berücksichtigt. Du kannst die Hinweise in den Einstellungen pausieren oder die Betriebssystem- beziehungsweise Browser-Berechtigung entfernen.

Lokale App-Daten

Die Apps speichern die Anmeldesitzung und lokale Darstellungseinstellungen im geschützten Webspeicher des jeweiligen Apple-Geräts. Diese lokalen Daten können jederzeit unter App-Status vollständig vom Gerät entfernt werden. Während einer Aufnahme im Content Studio legt der Browser eine lokale Sicherheitskopie an, damit ein Absturz die Aufnahme nicht vernichtet. Sie ist dem aufnehmenden Konto zugeordnet und bleibt beim normalen Abmelden sowie ohne automatische Frist erhalten. Das Zurücksetzen von Cookies und Cache in den Apps erhält diese Aufnahme-Sicherheitskopien. Bestätigte Abschnitte werden zusätzlich serverseitig zwischengesichert; nicht bestätigte letzte Abschnitte können bei einem Geräte- oder Browserausfall verloren gehen. HYPER-Meet verwendet kein App-übergreifendes Tracking.

Rechte und Beschwerde

Betroffene können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Anfragen sind an info@kaler-law.com zu richten. Zusätzlich besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Änderungen

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft unter dieser URL abrufbar.